Gestiona tus cumpleaños: reservas, invitaciones y cobros

Con Cumpleaños llevas en un solo sitio todas tus fiestas, entren por donde entren. Cada una tiene una página para que la familia invite, vea quién viene y te diga cuántos niños son.

Hay tres formas de usarlo, y puedes combinarlas:

• Reserva online. La familia elige fecha en tu página de cumpleaños y paga la señal. Después paga el resto. Kuindi cobra y te transfiere tu parte.
• Apuntado por ti. Lo cierras por teléfono o en persona y lo apuntas. La familia recibe el mismo servicio con un enlace que le pasas tú, y el dinero lo cobras tú.
• Fecha ocupada. Si llevas tus reservas en otro sistema, marcas la fecha para que no se venda online.

Todo lo que publicas se puede reservar y pagar online, así que mantén tu calendario al día.

1. Ve a Configuración, grupo Módulos, tarjeta Cumpleaños.
2. Marca "He leído y acepto las Condiciones del módulo de Cumpleaños".
3. Activa el interruptor. Aparecerá la pestaña Cumpleaños, con tres vistas: Reservas, Calendario y Configuración.

Para que las familias reserven online necesitas los cobros activos (guía "Activa tus cobros"). Puedes desactivar el módulo cuando no tengas cumpleaños pendientes de celebrar.

En la vista Configuración defines lo que ven las familias al reservar. Las condiciones las marcas tú: Kuindi no impone señal, mínimos ni plazos.

• Qué ofreces: qué incluye, fotos, edades recomendadas y duración. Sube fotos con niños solo si tienes la autorización de sus familias.
• Precio y niños: precio por niño entre semana y en viernes, fin de semana y festivos, con su mínimo y su máximo. El niño que cumple cuenta como uno más. Si vienen menos del mínimo, se cobra el mínimo.
• Extras: se cobran por cumpleaños o por niño, y se suman al presupuesto.
• Menús: van incluidos en el precio por niño. Los invitados eligen el suyo al confirmar.
• Reserva y pago: la señal (importe fijo o porcentaje), la antelación mínima para reservar, el cierre de la lista, el plazo para decidir una fecha guardada y cuántos cumpleaños caben a la vez.
• Cancelación: la señal no se devuelve, o se devuelve si cancelan con los días de antelación que elijas.

La antelación mínima tiene que ser mayor que el cierre de la lista. Si no, una familia podría reservar con la lista ya cerrada.

Pulsa Guardar configuración. Lo que cambies solo vale para las reservas nuevas: las ya hechas conservan las condiciones con las que se reservaron.

1. En la vista Calendario, elige los días de la semana.
2. Añade las horas de inicio. La hora de fin sale de la duración que configuraste.
3. Elige Desde y Hasta, y pulsa Publicar fechas. Puedes publicar hasta un año vista.

Si las horas cambian según el día, publica cada grupo por separado. Puedes publicar horas que se solapen: cuando se reserva una, las que coinciden se cierran solas si no te quedan huecos.

De viernes a domingo se aplica la tarifa de fin de semana. Si un festivo cae entre semana, pulsa Cambiar tarifa.

En cada fecha puedes Pausar, Marcar como ocupada o Cancelar fecha. Con cumpleaños reservados no puedes cancelarla ni cambiar su tarifa.

Los cumpleaños no descuentan plazas de tus horarios normales. Si usan la misma sala, evita publicar los dos a la misma hora.

En la vista Reservas, arriba, está Tu enlace de cumpleaños. Pulsa Copiar enlace y ponlo en tu web, en Instagram o en WhatsApp.

Tu página de cumpleaños no aparece en el buscador de Kuindi ni en Google: se llega a ella con tu enlace. Por las reservas de las familias que llegan así pagas la comisión reducida, que ves en Configuración, bloque Tus condiciones.

Cada cumpleaños tiene una página privada para la familia que lo organiza. En una reserva online la recibe por email y la tiene en Mis reservas. En un apuntado, se la pasas tú. No hace falta que tenga cuenta.

Desde esa página la familia puede:

• Compartir la invitación por WhatsApp. Los invitados confirman sin registrarse, eligen menú y pueden indicar alergias.
• Llevar su lista de invitados, si quiere.
• Decirte en Niños para la fiesta cuántos niños son, cuántos de cada menú y sus observaciones. Si usa la lista, los números se rellenan solos. Lo que escribe es lo que ves tú.

La lista es de la familia. Tú no ves quién ha confirmado, quién no viene ni los teléfonos de los invitados. Los datos de los invitados y las observaciones se borran a las 48 horas del cumpleaños o de su cancelación.

En la vista Reservas tienes Próximos e Historial. Cuando llega una reserva online, además te avisamos por email. Pulsa una fila para abrir su detalle y sus acciones.

Estado:

• Pendiente: no ha entrado ningún pago.
• Reservado: la señal está pagada y la lista sigue abierta.
• Confirmado: está todo pagado, o la señal está pagada y la lista ya se ha cerrado.

Pago: Sin pagar, Señal pagada, Pagado, Devuelta o En disputa. Con una disputa abierta no se puede cancelar online: escríbenos a centros@kuindi.es.

Historial guarda los últimos 50, celebrados y cancelados. "Sin confirmar" es un apuntado cuya fecha pasó sin que nadie lo decidiera.

En el detalle de cada cumpleaños ves:

• Menús: cuántos hay de cada uno y cuántos faltan por elegir.
• Alergias: las indicadas hasta ahora, con el nombre del niño.
• Observaciones: lo que la familia quiere contarte. Se responde por teléfono o email, no desde Kuindi.

Kuindi te transmite lo que indican las familias, sin comprobarlo. "No indicadas" no significa que ningún niño tenga alergias, y una alergia puede haberla anotado la familia organizadora en nombre de otra. Confírmalas con la familia antes de la fiesta: la comida sigue siendo responsabilidad de tu centro.

El email de cierre te dice si hay alergias, pero no cuáles. Míralas en tu panel.

1. En la vista Reservas, pulsa + Apuntar.
2. Elige fecha y hora. Salen las fechas con hueco, y aquí no se aplica la antelación mínima.
3. Indica cuántos niños calculas, contando al que cumple.
4. Responde ¿La familia ya lo ha decidido?
5. Si quieres, anota el pago y los datos de la familia.
6. Pulsa Apuntar.

Se lo está pensando: guardamos la fecha y te avisamos al acabar tu plazo. La fecha nunca se libera sola: sigue ocupada hasta que pulses Activar invitaciones o Cancelar cumpleaños. Para usar esta opción, rellena antes "Plazo para decidir una fecha guardada" en la configuración.

Sí, ya lo ha decidido: en el detalle tienes Copiar enlace para la familia. Pásaselo por donde quieras: Kuindi no le envía nada. Con ese enlace tiene el mismo servicio que una reserva online, salvo los pagos.

Lo que cobras en estos cumpleaños lo apuntas con Registrar pago. Es solo para tu control: Kuindi no mueve ese dinero y no lleva comisión.

Para cambiar el número de niños, usa Corregir número. Para cambiar la fecha o los datos, cancélalo y apúntalo de nuevo. Si cancelas, Kuindi no avisa a la familia, y lo que hayas cobrado lo gestionas tú con ella.

Fecha ocupada: en la vista Calendario, pulsa Marcar como ocupada. Sale en tu lista sin familia ni enlace, y se libera con Liberar fecha.

Hasta el cierre, la familia puede cambiar el número de niños, los menús y las observaciones. Si no toca el número, se usan los que vienen más el niño que cumple. Si nadie ha confirmado, se usa su estimación.

Qué pasa y cuándo:

• El día anterior al cierre, a las 9:00, la familia recibe un aviso.
• La lista se cierra a las 00:00 del día que marca tu configuración.
• Ese día, a las 9:00, salen los emails de cierre. A la familia, con el total y lo que falta. A ti, con el número, el total, lo que falta, los menús, si hay alergias y las observaciones.

Si cambia el número después del cierre:

• Si vienen más, los niños de más se cobran en tu centro.
• Si vienen menos, se paga el número fijado, nunca por debajo del mínimo.
• Si confirman más que tu máximo, se calcula con tu máximo y te lo indicamos.

Puedes pulsar Corregir número en el detalle mientras el resto no esté pagado, y siempre dentro de tu mínimo y tu máximo. El resto se recalcula y avisamos a la familia. Si lo marcaste como cobrado en el centro, deshazlo antes.

En un apuntado funciona igual, pero sin importes, y puedes corregir el número de 1 a tu máximo.

Al cerrar la lista, Kuindi calcula el total con el número final y los extras, y le resta la señal. Esto vale para las reservas online. La familia puede pagar desde su página o desde Mis reservas hasta que empieza la fiesta. Al pagar, ella recibe el comprobante y tú un email.

• Enviar enlace de pago: le reenvía el email. Tú no ves el enlace. Se puede enviar una vez por hora.
• Víspera: si sigue sin pagar, la familia recibe un recordatorio y tú un aviso.
• Si no paga: la fiesta se mantiene, Kuindi no cancela nada. Cóbralo en tu centro y pulsa Cobrado en el centro. Desde ese momento la familia no puede pagar online y ese importe no lleva comisión.
• Si te equivocas: pulsa Deshacer cobro en el centro.

También puedes anotarlo después de la fiesta: abre el cumpleaños en Historial y usa los mismos botones, sin plazo. "Resto pendiente" significa que se celebró y falta por cobrar.

Si tus cobros no están activos, la familia no puede pagar online y el resto se paga en tu centro.

Si cancela la familia: puede hacerlo desde Mis reservas hasta el cierre de la lista. Dentro de tu plazo se le devuelve la señal; fuera de plazo, no. La fecha vuelve a estar disponible y te avisamos por email. Después del cierre, tiene que hablar contigo.

Si cancelas tú: abre el detalle y pulsa Cancelar cumpleaños, antes de que empiece. El motivo es obligatorio y la familia lo ve en el email. Le devolvemos todo lo que pagó por Kuindi. Lo que cobraste en tu centro tienes que devolverlo tú. La fecha vuelve a estar disponible: si no puedes celebrar ese día, páusala.

Si la señal supera el total final: la familia no tiene nada más que pagar y recupera la diferencia. Kuindi gestiona la devolución y se lo dice por email. Tú lo ves en el detalle y en el aviso de la víspera.

Recibes cada pago online 24 horas después de que la familia lo haga. Si la señal se puede devolver, 24 horas después de que acabe tu plazo de devolución. Se descuenta la comisión de Tus condiciones. Desde Stripe, el dinero llega a tu banco según su calendario de pagos.

Lo que cobras por tu cuenta no pasa por Kuindi y no lleva comisión.

Cuándo se ajusta lo que recibes:

• Si cancela la familia fuera de plazo: recibes la señal.
• Si cancelas tú con la señal ya recibida: se descuenta de tu saldo de Stripe.
• Si la señal supera el total final: la comisión se calcula solo sobre lo que te quedas. Si ya la habías recibido, retiramos de tu cuenta la parte que te toca devolver antes de hacer la devolución.
• Si hay una disputa y Stripe retira los fondos: revertimos lo que te transferimos por ese cobro. Si se resuelve a tu favor, te lo volvemos a transferir.